Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

VIA Events GmbH
Grunaer Straße 25
01069 Dresden
Deutschland

Geschäftsführerin: Jana Gröger-Raum
Telefon: +49 351 40425526
E-Mail: info@via-abiball.de

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage gesetzlicher Erlaubnistatbestände nach Art. 6 DSGVO. Eine Einwilligung holen wir nur ein, wo sie gesetzlich erforderlich ist.

3. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf erfasst unser Hoster automatisch:

• gekürzte IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge
• Browsertyp und Betriebssystem
• Referrer-URL

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherung max. 7 Tage, danach automatische Löschung — sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle eine längere Speicherung erforderlich machen.

4. Anfrageformular „Angebot anfragen“

Beim Absenden des Anfrageformulars auf der Startseite oder der Kontaktseite verarbeiten wir:

• Schule, Abi-Jahrgang, Stufengröße
• Vor- und Nachname sowie die Rolle (Komitee, Elternvertretung, Lehrkraft)
• E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer
• optional: Wunschtermin oder Location und ein Freitext

Die Angaben werden per E-Mail an uns übermittelt und nicht in der Website-Datenbank gespeichert. Das Formular setzt keine Cookies. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung). Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Kartenbedarfsformular

Auf den schul-spezifischen Seiten können Schüler:innen ihren Kartenbedarf anmelden. Verarbeitet werden:

• Vorname, Nachname
• Kurs / Profil
• Anzahl der gewünschten Karten (0–20)
• Zeitstempel der Eingabe

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung, Veranstaltungsplanung). Die Daten werden ausschließlich zur Planung von Sitzplan und Karten-Disposition für den jeweiligen Abiball genutzt und spätestens 6 Monate nach der Veranstaltung gelöscht, soweit keine steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Hosting

Unsere Website wird bei einem deutschen Hostingdienstleister gehostet. (Allinkl) Der Hoster verarbeitet Daten in unserem Auftrag auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Server stehen in Deutschland.

7. Cookies

Beim bloßen Besuch dieser Website setzen wir keine Cookies und binden keine Dienste Dritter ein. Es gibt deshalb keinen Cookie-Hinweis und keine Einwilligungsabfrage. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

Nur bei den folgenden Funktionen werden technisch notwendige Cookies gesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO):

• Kartenverkauf: Sobald Sie eine Karte in den Warenkorb legen, speichert der Shop Ihren Warenkorb in Sitzungs-Cookies (wp_woocommerce_session_*, woocommerce_cart_hash, woocommerce_items_in_cart). Sie werden spätestens nach 48 Stunden gelöscht.
• Kartenbedarfsformular: Nach dem Absenden merkt ein Cookie (via_abiball_bedarf_*) für 90 Tage, dass der Bedarf bereits gemeldet wurde. Es enthält keine personenbezogenen Daten.
• Planungstool für Abiballkomitees: Nach dem Login hält ein Sitzungs-Cookie (PHPSESSID) die Anmeldung aufrecht. Es wird beim Schließen des Browsers gelöscht.

Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit löschen oder blockieren. Die genannten Funktionen stehen dann gegebenenfalls nicht zur Verfügung.

8. Schriftarten

Die Schriften Cormorant Garamond und Montserrat sind lokal auf unserem Server eingebunden. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern hergestellt.

9. Online-Kartenverkauf

Für den Kauf von Abiball-Karten verarbeiten wir die Angaben aus der Bestellung (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name der Abiturientin bzw. des Abiturienten, bestellte Karten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten). Zur Planung von Sitzplan und Kartenversand werden die Bestelldaten an unser internes Verwaltungssystem übertragen. Rechnungen erstellen und verbuchen wir mit unserer Buchhaltungssoftware.

10. Eingesetzte Software

• WordPress – Content-Management-System
• WooCommerce und Germanized – Shop und Rechnungen
• Antispam Bee – Spam-Schutz ohne Datenübermittlung an Dritte
• VIA-Abiball – eigenes Plugin für Stufenseiten, Kartenbedarf und Kartenverkauf

11. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht:

• auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO)
• eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Bitte formlos per E-Mail an info@via-abiball.de.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Sächsische Datenschutzbeauftragte
Bernhard-von-Lindenau-Platz 1
01067 Dresden
Telefon: +49 351 49335-01
www.saechsdsb.de

13. SSL-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Daten, die Sie übermitteln, sind dadurch für Dritte nicht lesbar.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, soweit dies aufgrund geänderter Rechtslage oder bei Änderungen unserer Leistungen erforderlich wird. Die aktuelle Version ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar.